Em menos de quatro dias, ainda no meio de incertezas em relação ao isolamento no combate à COVID-19, a Fundação Libertas conseguiu operacionalizar logisticamente a implantação do trabalho remoto para todos os serviços essenciais da Fundação. A atitude teve como principal objetivo diminuir os riscos de contaminação do corpo funcional (da sua equipe), familiares e sociedade.
Nessa segunda (23/3), 75% dos colaboradores tinham acesso à rede da Libertas em suas casas. A previsão é que, até terça-feira (31/3), o trabalho remoto já seja realizado por 100% do time.
A data limite, prevista anteriormente para quinta-feira (26), teve que ser revista em função da necessidade de aquisição de notebooks pela Fundação. Com a grande demanda do mercado, o fornecedor postergou a data de entrega.
A força-tarefa para enfrentar a crise do coronavírus na Libertas está sendo capitaneada pela Diretoria e coordenada pelas Gerências de Tecnologia e de Recursos Humanos e Administração, com a colaboração dos demais gestores. O grupo elaborou um plano de contingência capaz de enfrentar o grave cenário decorrente dessa pandemia.
Uma das primeiras medidas foi o mapeamento dos serviços prioritários, aqueles que não podiam parar de maneira alguma, tais como folha de pagamento dos aposentados, pensionistas, entre outros assistidos, atendimento aos beneficiários dos planos de saúde e rede credenciada, contabilidade e investimentos.
A partir desse panorama, foi feita, então, uma análise para identificar a quantidade necessária de notebooks (37 no total) e a priorização para entrega dos equipamentos.
Para encarar a atual conjuntura, mais de 50% dos colaboradores cederam suas máquinas pessoais para configuração do ambiente remoto e infraestrutura operacional, uma vez que o ambiente de tecnologia da Libertas faz uso exclusivamente de desktops e não notebooks.
De toda maneira, o objetivo da Diretoria da Fundação é adquirir, até o final do ano, máquinas para todo o corpo funcional.
“O principal desafio foi a aquisição de novas máquinas, uma vez que todo o mercado saiu na corrida para compra e aluguel de equipamentos. Por fim, conseguimos comprar os 37 notebooks por um preço justo e operacionalizar todo o ambiente remoto, em menos de quatro dias”, disse a gerente de Tecnologia da Informação Tatiane Baia.
Para embasar toda a infraestrutura do home office, outra medida importante liderada pela área de Recursos Humanos foi a criação da política de teletrabalho e de um aditivo contratual para assinatura dos colaboradores. O recurso dá garantias jurídicas à Libertas e a protege diante da legislação trabalhista.
Em relação à execução da rotina de trabalho, alguns fluxos ainda muito manuais, foram transformados em processos eletrônicos, com aprovações on-line para garantir a continuidade das atividades, como o fluxo de pagamento de fornecedores e colaboradores.
Pelo fato do home office ser algo novo para a Fundação, os colaboradores e gestores receberam do RH cartilha e orientações sobre rotina de trabalho, gestão de equipes, produtividade, ferramentas de videoconferência, dentre outros.
Como uma pequena parte da Central de Relacionamento e do plano de saúde continuarão trabalhando, ainda que por meio de rodízio, o deslocamento desses funcionários até a Fundação e o retorno a suas residências será pago pela Fundação, para segurança e mitigação dos riscos de contaminação pela COVID-19.